Warta Kema – Pada Jumat (3/9) sore lalu, Unpad mengadakan sosialisasi mengenai kebijakan baru Google Workspace for Education. Hal ini dilakukan sebagai respons dari polemik yang terjadi terkait kebijakan terbaru Unpad yang diumumkan pada 28 Agustus lalu. Kebijakan tersebut salah satunya berisi pembatasan kapasitas penyimpanan Google Drive bagi mahasiswa dan penghapusan akun bagi alumni.
Kebijakan ini banyak dianggap memberatkan mahasiswa dan alumni yang kerap mengandalkan fasilitas tersebut. Terlebih lagi di masa pandemi fitur penyimpanan seperti Google Drive sangat diperlukan untuk keperluan pendidikan. Per tanggal 3 September, unggahan terkait kebijakan ini terhitung telah dikomentari sebanyak 188 kali.
Dalam sosialisasi tersebut, Sekretaris Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi, Arif Firmansyah mengatakan diterapkannya kebijakan baru terhadap penggunaan akun dan layanan Google Workspace adalah karena pemanfaatan fasilitas yang diberikan oleh Google semakin besar dan berdampak pada semakin tergerusnya kapasitas yang tersedia.
“Ternyata semakin besar pemanfaatan fasilitas Google berdampak kepada kebijakan Google yang membuat kapasitas yang disediakan semakin berkurang,” ungkap Arif.
Berdasarkan data laporan mereka, mahasiswa dan alumni adalah pemakai terbesar fasilitas Google sehingga kapasitas yang tersedia semakin menipis. Selain itu, Google telah menerapkan kebijakan baru sehingga total kapasitas yang disediakan jadi hanya 100 TB untuk 20 ribu akun.
sumber: dokumentasi pribadi
Apabila terjadi kelebihan kapasitas, maka akan dikenakan biaya sesuai kebijakan baru dari pihak Google. Bahkan untuk kebijakan tahun depan, ada kemungkinan akun Google yang kelebihan kapasitas akan di-suspend.
Lebih lanjut, salah satu fasilitas dari Google, yakni Google Drive dianggap kerap disalahgunakan. Berdasarkan laporan dari yang diperoleh, penyimpanan Google Drive banyak digunakan untuk menyimpan data yang tidak terkait dengan kepentingan pendidikan dengan ukuran besar.
“Pihak-pihak tertentu bisa jadi positif, produktivitas storage-nya tinggi karena memang penggunaan untuk pembelajarannya tinggi. Tapi juga setelah kita mendapat data dan laporan, ada juga yang peruntukannya bukan proses pendidikan, baik itu mahasiswa maupun alumni,” jelas Arif.
Padahal menurutnya pihak Google telah menegaskan bahwa penggunaan fitur Google Workspace for Education hanya boleh digunakan untuk kepentingan pendidikan saja. Mahasiswa atau alumni yang menyalahgunakan akunnya di luar kepentingan yang disebutkan membuat pihak Google memberi saran kepada pihak kampus untuk merubah kebijakan agar lebih tepat sasaran.
Sesuai dengan yang telah diumumkan, kapasitas maksimum wajar penggunaan penyimpanan bagi mahasiswa adalah 20 GB. Namun, apabila penggunaan memang digunakan untuk kepentingan akademik, maka dapat diajukan kepada pihak kampus untuk diberikan penyesuaian.
Oleh karena itu, Unpad berencana melakukan penataan ulang akun PAuS dan fitur Google Workspace for Education sebagai langkah untuk menyiapkan rencana layanan kolaborasi antara akun PAuS dan aplikasi kolaborasi 2022 dengan harapan penggunaan fitur yang lebih tepat sasaran.
Langkah jangka pendek yang dilakukan Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi di antaranya adalah sosialisasi bertahap, pemberitahuan awal melalui email terkait kebijakan baru, pemberitahuan apabila kapasitas sudah melebihi 20 GB, pemberitahuan apabila akun akan dinonaktifkan, suspend akun yang melebihi kapasitas, hingga penghapusan akun.
Kedepannya, Arif menyarankan para mahasiswa dan alumni untuk tidak menggunakan email Unpad untuk aktivasi akun-akun yang tidak berkaitan dengan akademik karena dikhawatirkan suatu saat akun yang digunakan terkena suspend.
Ia mengatakan pihak kampus sangat terbuka dalam menerima penjelasan serta alasan terkait mahasiswa dan alumni yang menggunakan penyimpanan lebih dari 20 GB sehingga nantinya akan dikomunikasikan dan dipertimbangkan kembali.
“Jika ternyata mahasiswa bisa menjelaskan alokasi data yang kapasitasnya di atas 20 GB-nya dan ternyata memang benar untuk kebutuhan education, itu akan kita beri toleransi,” jelasnya.
Ia juga mengatakan akan menyiapkan anggaran khusus untuk fitur Google Workspace for Education sehingga suspend akun dengan penyimpanan berlebihan dapat dicegah. Kebijakan yang dikeluarkan diusahakan tidak merugikan pihak mahasiswa atau alumni. Untuk itu, penerapan kebijakan yang dilakukan oleh pihak kampus didasarkan pada komunikasi dan konsultasi terhadap pihak Google.
“Kita lagi terus bernegosiasi termasuk juga toleransi-toleransi dengan harapan Google bisa memberikan kebijakan yang lebih fair, lebih cocok dan tepat sasaran termasuk untuk kebutuhan Unpad,” tegas Arif.
Reporter: Bentang Sasmita
Editor: Hatta Muarabagja